Skan faktury – czy może zostać uznany za dowód księgowy?

Czy fakturę wystawioną ręcznie lub elektronicznie, która została następnie wydrukowana, zeskanowana i przesłana drogą e-mailową do odbiorcy, można traktować tak samo, jak e-fakturę? Czy w takim wypadku nabywca ma prawo do odliczenia VAT i ujęcia wydatku w kosztach?

Czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Kwestie mające związek z prawem do odliczania podatku VAT reguluje art. 86 ustawy o VAT. Określa on m.in., że możemy traktować dokument jako fakturę, jeżeli ma on formę papierową lub elektroniczną i zawiera dane wymagane przepisami ustawy. Za e-fakturę możemy uznać fakturę wystawioną i przesłaną nabywcy w postaci elektronicznej. Oznacza to, że skan faktury nie jest fakturą elektroniczną. Faktura wystawiona w formie papierowej, a następnie zeskanowana nie może być bowiem uznawana za fakturę elektroniczną, a jedynie za dokument w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że nie może być uznana za dowód księgowy.

Kiedy skan faktury może być podstawą odliczenia VAT i zaliczenia wydatku w koszty?

Przepisy prawa podatkowego pozwalają traktować skan faktury otrzymany w formacie PDF tak samo, jak faktury w formie papierowej i e-faktury. Warunkiem uznania go za dowód księgowy jest jednak zachowanie warunków określonych w art. 106m ustawy o VAT, czyli autentyczności jego pochodzenia, integralności jego treści oraz czytelności. Poprzez autentyczność pochodzenia faktury, należy rozumieć pewność nabywcy co do tożsamości wystawcy faktury. Jej integralność natomiast oznacza, że w jej treści nie zostały zmienione żadne dane, które powinna zawierać faktura.

Art. 21 ustawy o rachunkowości określa dodatkowo, jakie elementy musi zawierać dokument, aby mógł być uznany za dowód księgowy, który będzie podstawą zapisu w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

numer identyfikacyjny i określenie rodzaju dowodu,
nazwy i adresy stron dokonujących transakcji,
opis operacji i jej wartość określoną również w jednostkach naturalnych, jeżeli to możliwe,
datę dokonania operacji i datę sporządzenia dokumentu, gdy są różne,
podpis osoby, która wystawiła dokument,
dekretację.

Zaznaczyć należy, że można zaniechać umieszczana na dowodzie księgowym informacji o numerze identyfikacyjnych i jego rodzaju, a także nazwy i adresów jednostek biorących udział w transakcji i wartość. Podpis wystawcy także nie jest konieczny. Wynika to z odrębnych przepisów.

Podsumowując, odpowiedź na pytanie: „Czy skan faktury może być uznawany za dowód księgowy i być podstawą do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku w koszty?” brzmi TAK. Jeżeli oczywiście spełnia określone przepisami prawa podatkowego warunki, które są tożsame z tymi dla e-faktur i faktur w formie papierowej.

Biuro rachunkowe Efekta z Mokotowa prowadzi księgi księgowe małych i dużych firm już od ponad 10 lat. To, czym się wyróżniamy na tle konkurencji, to doświadczenie i kompleksowa obsługa. Reprezentujemy bowiem naszych klientów w US i ZUS, a także prowadzimy ich sprawy kadrowe.