Berdychowski Volkswagen - ID.4 Elektryczny SUV Aquanet - zgłaszanie awarii
GMP | poniedziałek, 5 Lip, 2021 |

Elektroniczna archiwizacja dokumentów sposobem na zaoszczędzenie czasu

Styczność z dokumentacją posiadają osoby pracujące w przedsiębiorstwach z rozmaitych branż. Zarówno placówki typowo administracyjne, jak i firmy budowlane, medyczne, czy instytucje użyteczności publicznej, tworzą papiery oraz je otrzymują. Niezależnie od tego, czy są to dokumenty wewnętrzne, czy zewnętrzne, muszą zostać poddane archiwizacji. To bardzo ważne, gdyż w wielu przypadkach ten obowiązek nakłada na nas prawo.

W dobie dynamicznego postępu technologicznego, coraz więcej jednostek decyduje się na prowadzenie elektronicznej archiwizacji. Jakie zalety posiada to rozwiązanie i na czym dokładnie polega? W jaki sposób można wdrożyć je w swoim przedsiębiorstwie?

Zadbać o odpowiednią organizację i zaoszczędzić sporo czasu

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów to nic innego, jak skanowanie ich oraz zapisywanie na nośniku danych lub bezpośrednie przesyłanie na serwer. Dzięki temu otrzymujemy cyfrowe obrazy papierów, które okażą się nieocenione zwłaszcza w przypadku takich zdarzeń losowych, jak pożar, powódź, czy kradzież, w wyniku których utracone zostaną ich fizyczne odpowiedniki. Takie elektroniczne archiwum można budować na własną rękę, jeśli posiadamy w biurze urządzenie umożliwiające skanowanie w odpowiednio wysokiej jakości. Jeśli jednak tak nie jest, lub mamy problem z wykonaniem skanu dokumentów o niestandardowych rozmiarach, można skorzystać z usług świadczonych przez profesjonalistów, którzy bez problemu poradzą sobie z takim wyzwaniem. Z przykładową ofertą zapoznamy się między innymi na stronie internetowej https://www.kseroa0.pl/. Pliki zawierające elektroniczne wersje dokumentów zapisane na płytach CD lub pendrive’ach, jesteśmy w stanie przenieść do komputera lub na serwer, dokonując ich właściwej segregacji. Ciekawą opcją jest również wykupienie specjalnego oprogramowania pełniącego rolę elektronicznego archiwum. Zapewni to kompleksową obsługę cyfrowej dokumentacji, doskonałą organizację i intuicyjne korzystanie z tego rodzaju cennej bazy danych. Należy podkreślić, że dokumenty elektroniczne muszą być chronione równie dobrze, jak ich papierowe wersje. Warto więc upewnić się, że posiadamy uaktualniane na bieżąco kopie danych oraz szereg zabezpieczeń uniemożliwiających dostanie się do nich osobom niepowołanym.

Skaner i laptop na biurku

Wygoda użytkowania i intuicyjny charakter elektronicznego archiwum

Elektroniczna archiwizacja dokumentów będzie stanowiła ogromne ułatwienie dla wszystkich pracowników firmy. Zwłaszcza w czasach, gdy praca zdalna zyskuje na swojej popularności. Wystarczy dysponowanie stosownymi danymi dostępowymi i komputerem, aby móc cieszyć się zasobami obejmującymi całą zarchiwizowaną dokumentację przedsiębiorstwa bez konieczności zabierania papierów do domu. Zminimalizowane zostaje dzięki temu ryzyko tego, że cenne informacje dostaną się w ręce ludzi, którzy nigdy nie powinni ich widzieć, lub ulegną zniszczeniu. Stosowna ewidencja sprawi, że odnalezienie konkretnego pisma będzie znacznie łatwiejsze i zajmie o wiele mniej czasu, niż kartkowanie stosu teczek czy segregatorów. Zyska na tym również wymiana informacji między pracownikami, która będzie przebiegała o wiele szybciej i sprawniej. To rozsądna inwestycja, którą powinno rozważyć każde przedsiębiorstwo pracujące w oparciu o rozmaitą dokumentację. Dzięki temu będzie postrzegane przez innych jako jednostka idąca z duchem czasu. Stosunek poniesionych kosztów do długiej ilości korzyści, które zapewnia ten rodzaj archiwizacji, także jednoznacznie wskazuje, że to działanie, które warto podjąć.

VN:F [1.9.22_1171]
Ocena artykułu: 10.0/10 (Głosujących: 1)
Napisano przez GMP opublikowano w kategorii Aktualności

Tagi:

Skomentuj