Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?
Dokumenty, które nie wymagają przechowywania bądź których termin ważności upłynął, można poddać utylizacji. Trzeba to jednak zrobić w sposób bezpieczny tak, aby nie doszło do wycieku danych. Jak niszczyć dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami?
Bezpieczne niszczenie dokumentów – jakich metod unikać?
W wielu firmach dokumenty wciąż są utylizowane w nieprawidłowy sposób, co generuje ryzyko wycieku danych. Najczęściej stosowane metody, których należy unikać, to:
- wyrzucanie papieru do kubłów na odpady,
- cięcie dokumentów przy pomocy nożyczek (najczęściej chodzi tutaj o odseparowanie informacji, które nie powinny trafić w niepowołane ręce),
- używanie ogólnodostępnych niszczarek, przeznaczonych do użytku domowego.
Powyższe sposoby sprawdzają się tylko i wyłącznie w przypadku utylizacji notatek, ewentualnie dokumentów roboczych, które nie zawierają żadnych informacji chronionych prawnie. Niemniej jednak ich odseparowanie od pozostałych papierów wymaga sporej ilości czasu, którą pracownik może poświęcić na realizację innych zadań. Dlatego zaleca się, aby bezpieczne niszczenie dokumentów obejmowało wszelkiego rodzaju papiery.
Czym charakteryzuje się bezpieczne niszczenie dokumentów?
Większość firm nie posiada odpowiedniego zaplecza do samodzielnej utylizacji dokumentów. Wynika to z faktu, iż w tym procesie konieczne jest spełnienie wszelkich norm i standardów, na przykład w zakresie wielkości ścinek. Te, które generowane są przez domowe niszczarki, umożliwiają odtworzenie informacji. Bezpieczne niszczenie dokumentów to również kwestie związane z przechowywaniem ścinek czy choćby powierzeniem ich do utylizacji odpowiednim osobom. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/. Dokumenty warto więc powierzyć wykwalifikowanej firmie zewnętrznej, która świadczy tego typu usługi. Posiada wysokiej klasy sprzęt, ale także przeszkolonych pracowników, którzy dokładnie wiedzą, jak bezpiecznie obchodzić się z dokumentami.
Niszczenie dokumentów cyfrowych – na czym polega?
Obecnie spora część dokumentów przechowywana jest w formie nie papierowej, a cyfrowej. Jest to bezpieczne rozwiązanie, o ile oczywiście zostaną wdrożone odpowiednie procedury ochronne. Trzeba jednak pamiętać, że dokumentację elektroniczną niszczy się zupełnie inaczej, niż papierową. Kluczową rolę odgrywa tutaj nośnik danych, który należy zdemagnetyzować, a następnie zutylizować. Dopiero wtedy można mówić o pełnym bezpieczeństwie związanym z brakiem ryzyka wycieku danych. Dokumentacja cyfrowa, podobnie jak papierowa, wymaga specjalistycznej obróbki. Usługi zewnętrznej firmy świadczone są w różnych miastach, w tym w Poznaniu. Ze szczegółową ofertą można się zapoznać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/poznan/. Na koniec warto nadmienić, że niszczenie jakichkolwiek dokumentów związane jest z odpowiedzialnością, jaką nakładają na właścicieli firm przepisy prawa. Nieprzestrzeganie zasad naraża ich na wysokie kary pieniężne, a nawet na odpowiedzialność karną.
Wasze komentarze (1)
Jak niszczyć dokumenty?
Oczywiście że spalić w piecu a w mosinie pieców nie brakuje