Problemy z nadzorem, dokumentacją i kontrolą wydatków w OPS i GKRPA. Jest pełny protokół kontroli

Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej w Mosinie zakończyła kontrolę realizacji zadań związanych z profilaktyką uzależnień i przeciwdziałaniem narkomanii w latach 2022–2025, a jej ustalenia zostały opisane w protokole pokontrolnym. Dokument wskazuje przede wszystkim na problemy z dokumentacją, nadzorem, oceną efektów działań oraz mechanizmami pozwalającymi zweryfikować sposób wydatkowania publicznych pieniędzy.

Co ustalono w OPS i GKRPA?

Jak informowaliśmy na łamach portalu, podczas sesji Rady Miejskiej przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Weronika Hoffa-Król przedstawiła najważniejsze ustalenia kontroli. Krótko po publikacji materiału otrzymaliśmy pełny protokół, który załączamy poniżej. Ustalenia komisji pozwalają szerzej spojrzeć na problemy działania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Ośrodku Pomocy Społecznej.

Najważniejsze zastrzeżenia nie dotyczą jednego pojedynczego wydatku. Z dokumentu wyłania się problem systemowy: w wielu przypadkach Komisja mogła ustalić, że pieniądze zostały wydane, ale znacznie trudniejsze było zweryfikowanie, czy procedury były odpowiednio udokumentowane, w jaki sposób wybierano wykonawców oraz jakie konkretne efekty społeczne przyniosły finansowane działania.

Brak pełnego obrazu efektów programu

Jednym z istotnych ustaleń kontroli był brak odrębnych corocznych raportów burmistrza dotyczących wykonania programu i efektów jego realizacji za lata 2022–2025.

– Brak tych dokumentów pozbawiał Radę Miejską podstawowego narzędzia oceny, czy uchwalony przez nią program został wykonany i jakie przyniósł rezultaty. Należy to ocenić jako istotne niewykonanie obowiązku informacyjnego wobec Rady – mówiła podczas prezentacji ustaleń Weronika Hoffa-Król.

Komisja zwróciła uwagę, że dokumenty budżetowe czy informacje o realizowanych działaniach nie odpowiadają na podstawowe pytanie o skuteczność programu. Z ustaleń wynikało, że gmina i OPS potrafiły wykazać zakres wydatków i liczbę realizowanych działań, ale nie zawsze można było ustalić ich efekty.

– Wydanie pieniędzy nie było rezultatem społecznym. Oczywiście kontynuowanie zadania również nie dowodzi, że było ono skuteczne – podkreślała przewodnicząca Komisji Rewizyjnej.

Dotyczyło to między innymi systemowego monitorowania tego, czy osoby korzystające z konsultacji podjęły leczenie lub terapię, kontynuowały ją albo zostały skierowane do dalszej pomocy.

Dokumentacja spraw i wynagrodzeń

Kontrola objęła również funkcjonowanie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Komisja Rewizyjna zwróciła uwagę, że dokumentacja nie pozwalała w uporządkowany sposób prześledzić wszystkich spraw od ich wpływu do zakończenia.

Według przedstawionych ustaleń brakowało kompletnego systemu łączącego poszczególne etapy sprawy, w tym opinie biegłych, koszty, decyzje GKRPA, ewentualne skierowanie sprawy do sądu i późniejsze rozstrzygnięcia. W praktyce utrudniało to ocenę skuteczności działań komisji oraz zasadności części ponoszonych kosztów.

Zastrzeżenia dotyczyły także dokumentacji związanej z wynagrodzeniami członków GKRPA.

– Dokumentacja wynagrodzeń potwierdziła dokonywanie wypłat, ale nie zawsze wskazywała konkretny zakres pracy wykonywanej przez poszczególnych członków poza samą obecnością na posiedzeniu – mówiła Weronika Hoffa-Król.

Komisja zwróciła również uwagę na nieczytelność części list obecności i dokumentów. Jednocześnie zaznaczono, że Komisja Rewizyjna nie miała narzędzi pozwalających ustalić, kto składał poszczególne podpisy.

Konflikt ról i brak mechanizmów zabezpieczających

Jednym z najpoważniejszych problemów opisanych w ustaleniach był przypadek jednoczesnego pełnienia funkcji przewodniczącej GKRPA oraz odpłatnego wykonywania usług finansowanych z tego samego programu.

– Osoba ta z jednej strony kierowała pracami Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i jednocześnie uczestniczyła w systemie identyfikowania potrzeb programu, a z drugiej strony była odpłatnym wykonawcą usługi finansowanej z tego programu – wskazywała Weronika Hoffa-Król.

Komisja nie stwierdziła przy tym, że usługi nie były wykonywane ani że wynagrodzenie zostało pobrane nienależnie. Jej zastrzeżenia dotyczyły jednak braku mechanizmów, które w takiej sytuacji powinny zabezpieczać przejrzystość i bezstronność.

– Jednak przy tak oczywistym nakładaniu się ról brak mechanizmów zabezpieczających należy ocenić jako poważne zaniedbanie organizacyjne. Komisja określa poziom tego ryzyka jako bardzo istotny – mówiła przewodnicząca.

Według ustaleń Komisji nie przedstawiono między innymi formalnego rejestru konfliktów interesów, systemu wyłączania tej osoby z czynności dotyczących własnych usług, niezależnej analizy wynagrodzenia ani niezależnego odbioru wykonanych usług.

Wybór wykonawców i rozliczanie usług

Protokół opisuje również problemy z dokumentowaniem wyboru wykonawców części usług. Komisji nie przedstawiono kompletnej dokumentacji potwierdzającej rozeznanie rynku i porównanie ofert w odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień.

– Brakowało notatek z rozeznania rynku, porównywania ofert, kryteriów oceny, informacji o liczbie zaproszonych wykonawców oraz pisemnych uzasadnień dokonanych wyborów – wyliczała Weronika Hoffa-Król.

Zastrzeżenia dotyczyły między innymi powtarzających się usług, takich jak kolonie, wyjazdy i warsztaty. Komisja wskazywała, że nawet gdy wartość zamówienia nie wymaga stosowania procedur wynikających z prawa zamówień publicznych, wydatkowanie pieniędzy publicznych powinno być gospodarne i możliwe do zweryfikowania.

W części przypadków brakowało również dokumentów potwierdzających faktyczny zakres wykonanych usług.

– Samo opłacanie faktury nie może zastępować odbioru usługi finansowanej ze środków publicznych – zaznaczyła przewodnicząca Komisji Rewizyjnej.

Problem nie dotyczył tylko dokumentów finansowych

W protokole pojawia się także kwestia wyposażenia kupowanego ze środków programu. Według ustaleń Komisji OPS zasadniczo ujmował w księdze inwentarzowej mienie o wartości co najmniej 10 tys. zł, nie prowadząc równocześnie pomocniczej ewidencji pozwalającej ustalić miejsce użytkowania części przedmiotów o niższej wartości.

Komisja nie stwierdziła, że mienie zostało utracone lub wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Problem polegał na tym, że brak odpowiedniej dokumentacji utrudniał późniejsze ustalenie, co stało się z poszczególnymi składnikami majątku kupionymi za publiczne pieniądze.

To ważne rozróżnienie, które pojawia się w całym protokole. Komisja wielokrotnie wskazuje na brak możliwości pełnej weryfikacji określonych działań, ale nie oznacza to automatycznie stwierdzenia przestępstwa, utraty pieniędzy czy niewykonania konkretnej usługi.

Co dalej po kontroli?

Podczas sesji 3 września radny Łukasz Grzybak złożył wniosek dotyczący podjęcia dalszych działań prawnych i kontrolnych. Za jego przyjęciem zagłosowało 17 radnych, przeciw była Weronika Hoffa-Król, a dwie radne nie brały udziału w głosowaniu.

Po publikacji naszego wcześniejszego materiału otrzymaliśmy na e-mail wyjaśnienie Weroniki Hoffy-Król dotyczące jej głosowania. Hoffa-Król podkreśla, że jej głos „przeciw” nie oznaczał zakwestionowania ustaleń zawartych w protokole.

Jej zdaniem problem dotyczył przede wszystkim trybu zgłoszenia wniosku oraz faktu, że jego obszerna treść nie została wcześniej przedstawiona radnym. Wskazała również, że burmistrz ma 90 dni na wdrożenie zaleceń pokontrolnych i weryfikację dokumentacji.

– Zmiany systemowe w OPS są potrzebne od razu, pociągnięcie osób odpowiedzialnych do odpowiedzialności też jest konieczne. Do tego potrzeba jednak dobrego materiału dowodowego, a ustawowe i statutowe kompetencje Komisji Rewizyjnej są niestety ograniczone – napisała Weronika Hoffa-Król w komentarzu przekazanym redakcji.

Radna argumentuje, że przed skierowaniem spraw do organów zewnętrznych gmina powinna mieć możliwość samodzielnego zweryfikowania dokumentów i ustaleń kontroli.

Pełny dokument pokazuje, że zasadniczym problemem wskazanym przez Komisję Rewizyjną nie jest jeden konkretny wydatek, lecz sposób funkcjonowania systemu kontroli nad pieniędzmi przeznaczonymi na profilaktykę. Z dokumentacji często można było ustalić, że środki zostały wydane, ale nie zawsze można było odpowiedzieć równie precyzyjnie, dlaczego wybrano konkretnego wykonawcę, jak potwierdzono wykonanie usługi i jakie efekty osiągnięto.

Pytania o mienie w całej gminie

Kwestia ewidencjonowania wyposażenia, która pojawiła się w protokole Komisji Rewizyjnej, nie była jedynym sygnałem dotyczącym sposobu gospodarowania mieniem publicznym w gminie. Jeszcze 20 czerwca 2026 roku Weronika Hoffa-Król, jako radna Rady Miejskiej w Mosinie, skierowała do burmistrza cztery osobne zapytania dotyczące zasad ewidencjonowania, przekazywania, oznaczania, inwentaryzacji i kontroli mienia w Urzędzie Miejskim oraz gminnych jednostkach i instytucjach.

Radna pytała między innymi o dokumentowanie przekazywania i likwidacji mienia, jego oznaczanie oraz możliwość ustalenia miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej. Poruszyła także kwestie inwentaryzacji, ewentualnych braków w majątku, kontroli prowadzonych przez burmistrza oraz możliwości stworzenia jednolitego systemu ewidencjonowania mienia w gminie.

Pytania zostały złożone przed przedstawieniem ustaleń Komisji Rewizyjnej. Jak wynika z przesłanego redakcji komentarza, do dzisiaj radna nie otrzymała jeszcze odpowiedzi Urzędu Miejskiego na wszystkie cztery zapytania.

Pełny protokół kontroli OPS i GKRPA w Mosinie

Pełny, 31-stronicowy protokół pokontrolny Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Mosinie dostępny jest do przeczytania i pobrania w formacie PDF: TUTAJ.