Konsekwencje podatkowe braku zapłaty za faktury

Każdy przedsiębiorca, który po dokonaniu zakupów nie zapłacił za faktury, może się spodziewać nie tylko konsekwencji ze strony dostawcy i żądania odsetek, ale również powinien pamiętać o skutkach w podatkowych. Okazuje się, że zarówno przepisy o vat, jak i o podatku dochodowym przewidują sankcje dla tych podatników, którzy nie płacą zobowiązań wobec swoich dostawców na czas.

Konsekwencje w podatku VAT

Przepisy ustawy o podatku VAT nakazują podatnikom, którzy odliczyli VAT od faktur zakupowych, a następnie nie dokonali zapłaty za te faktury w ciągu 150 dni (czyli dokładnie 5 miesięcy) po terminie płatności, aby skorygowali, czyli niejako „oddali” do skarbówki VAT wcześniej odliczony z tych faktur.

Pan Piotr zakupił towar 3 kwietnia. Faktura została wystawiona tego samego dnia, z 30-dniowym terminem płatności (3. maja). Pan Piotr ujął tą fakturę w deklaracji za kwiecień. Faktura nie została zapłacona aż do końca września. Ponieważ korekta (z tytułu tzw. „ulgi na złe długi”) ma być dokonana dokładnie 150 dni po terminie płatności, jeżeli faktura nadal jest niezapłacona, pan Piotr składając deklarację VAT za wrzesień (150 dni po terminie płatności minęło dokładnie 30 września) wpisze kwotę VAT wcześniej odliczoną z tej faktury jako kwotę ujemną do rejestru pozycji „nabycie towarów i usług” (czyli w tym samym okienku co w deklaracji za kwiecień, lecz z minusem). Jeżeli pan Piotr zapłaci dostawcy za tą fakturę w grudniu, wtedy – składając deklarację VAT za ten miesiąc – będzie mógł ponownie odliczyć VAT z tej faktury.

Powyższa procedura obowiązuje w każdym przypadku, i okoliczności braku zapłaty nie mają żadnego znaczenia. Nawet jeżeli przyczyną braku zapłaty jest spór z dostawcą o wartość dostawy, błędy w wykonaniu usługi czy niepoprawnie wystawiona faktura – obowiązek wpisania do deklaracji pomniejszenia VAT po 150 dniach po terminie płatności jest bezwzględny.

Konsekwencje w podatku dochodowym

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakazują podatnikom, którzy wpisali do książki faktury jako koszt, a następnie za te faktury nie zapłacili, aby skorygowali – czyli odjęli z kosztów – kwoty tych wcześniej ujętych kosztów. Mechanizm „korekty kosztów niezapłaconych” dotyczy wszystkich rodzajów kosztów, które przedsiębiorca wpisuje do książki. Nieistotny jest rodzaj dokumentu (faktura, umowa, rachunek zagraniczny), ani klasyfikacja kosztu (towary, materiały, pozostałe wydatki, amortyzacja). Przepisy te obowiązują również w przypadku częściowego braku zapłaty. Termin tej korekty jest – w zależności od tego, jak długi jest termin płatności – obliczany na dwa sposoby.

Sposób 1.: dla zobowiązań z terminem płatności nie dłuższym niż 60 dni. Jeżeli termin płatności nie przekracza 60 dni, podatnik ma obowiązek dokonania korekty 30 dni po terminie płatności (o ile faktura jest nadal niezapłacona).

Przykład. Pan Przemek zakupił towar 17 lipca. Faktura została wystawiona tego samego dnia, z 14-dniowym terminem płatności (31. lipca). Pan Przemek wpisał zakup do księgi podatkowej jako koszt pod datą wystawienia faktury, a następnie nie zapłacił faktury do 30 sierpnia. Tego dnia mija 30. dzień po terminie płatności; według przepisów, należy z kosztów sierpniowych odjąć kwotę, wcześniej wpisaną do kosztów.

Sposób 2.: dla zobowiązań z terminem płatności dłuższym, niż 60 dni. Jeżeli termin płatności przekracza 60 dni, podatnik ma obowiązek dokonania korekty w terminie 90 dni po dacie zaliczenia w koszty (wpisania do księgi podatkowej).

Przykład. Pan Przemek zakupił towar 17 lipca. Faktura została wystawiona tego samego dnia, z 70-dniowym terminem płatności (25. września). Pan Przemek wpisał zakup do księgi podatkowej jako koszt pod datą wystawienia faktury, a następnie ciągu 90 dni od daty zaliczenia w koszty nie zapłacił faktury do 15 października. Tego dnia mija 90. dzień od ujęcia w kosztach. Według przepisów, należy z kosztów październikowych odjąć kwotę, wcześniej wpisaną do kosztów.

Podobnie jak w przypadku „ulgi na złe długi” – jeżeli przedsiębiorca zapłaci za faktury, które musiał odjąć z kosztów z powodu niezapłacenia, będzie miał możliwość ponownego zaliczenia tych faktur do kosztów – w miesiącu zapłaty.